Importation de marchandises & Cotation : Zoom sur le Quote Desk de QUALITAIR&SEA Nice

En transport international, chaque expédition présente ses propres caractéristiques : origine, destination, mode de transport, délais, nature de la marchandise, prestations associées ou contraintes spécifiques du client. La construction d’une offre ne se résume donc pas à rechercher un tarif : elle consiste à identifier une solution à la fois compétitive, réalisable et adaptée au besoin.

C’est dans cette logique que l’agence de Nice a créé une fonction spécifiquement dédiée aux cotations import : le Quote Desk. Également appelé « Quotation Desk » ou « Pricing Desk » dans le secteur du transport international, ce service centralise les demandes et construit les offres en s’appuyant sur les compagnies, les prestataires et le réseau international d’agents de QUALITAIR&SEA.

Après plusieurs années au sein de l’exploitation import de l’agence, Rosanna est aujourd’hui en charge du Quotation Desk. Son expérience opérationnelle lui permet d’intégrer dès la cotation les réalités du terrain et les contraintes qui devront ensuite être prises en compte lors de l’organisation de l’expédition.

J’ai rejoint l’agence QUALITAIR&SEA de Nice en janvier 2023. Auparavant, j’ai réalisé un Bachelor Commerce en alternance chez un transitaire maritime, puis, après mon Master, j’ai travaillé côté client dans la gestion de flux logistiques import en provenance d’Asie.

À mon arrivée à Nice, j’ai d’abord intégré le service exploitation import. Pendant plusieurs années, j’ai géré les dossiers opérationnels en fret aérien et maritime. Curieuse de mieux comprendre la construction des coûts, la cotation client et la dimension commerciale de notre activité, j’ai souhaité élargir mes compétences et j’ai saisi l’opportunité d’évoluer vers le Quotation Desk.

Au service import, nous prenons en charge les flux dès l’arrivée des marchandises dans les aéroports ou les ports. Cela implique la préparation documentaire avec les clients, la coordination avec le service douane et l’organisation de la livraison.

Tout doit être anticipé afin de faciliter le dédouanement, la récupération des marchandises et leur livraison dans les délais prévus, tout en évitant des frais supplémentaires. Cette expérience de l’exploitation me sert aujourd’hui quotidiennement dans la construction des cotations.

Les marchandises sont variées : textile, cosmétique, équipements d’éclairage, pièces détachées, mobilier ou articles pour les secteurs du tourisme et du sport.

Notre activité reflète également le tissu économique de la région. Dans l’univers de la parfumerie, par exemple, nous accompagnons certains clients pour l’importation de composants de packaging tels que les flacons ou les pompes.

Concernant les origines géographiques, la majorité des flux provient d’Asie, notamment de Chine et du Vietnam, avec une progression des échanges avec l’Inde, mais également du Moyen-Orient et des États-Unis.

Mon rôle est de prendre en charge la demande du client, d’identifier les solutions possibles, de consulter les différents prestataires et notre réseau d’agents à l’étranger, puis de construire une proposition adaptée à chaque dossier.

À l’import aérien notamment, je suis quotidiennement en relation avec notre réseau international, en particulier en Asie. J’assure ensuite le suivi de la cotation avec le client afin de pouvoir, si nécessaire, réétudier certains paramètres et adapter notre proposition.

Les cotations en aérien et en maritime diffèrent par leurs durées de validité et leurs structures de coûts. En aérien, les tarifs fluctuent rapidement et les décisions doivent être prises dans des délais courts.

Le quotidien nécessite également d’adapter son organisation aux décalages horaires. Le matin, les demandes nécessitant de solliciter nos interlocuteurs en Asie sont traitées en priorité, leur journée de travail étant déjà bien avancée lorsque nous commençons la nôtre. L’après-midi, les échanges s’orientent davantage vers le continent américain.

Pour garantir la traçabilité des éléments tarifaires et des conditions associées, les échanges s’effectuent principalement par écrit et sont archivés directement dans le dossier informatique de la cotation.

Avant la création du Quotation Desk, les cotations étaient réparties entre plusieurs personnes de l’agence. Le fait de les centraliser auprès d’une interlocutrice dédiée permet aujourd’hui d’avoir une méthodologie commune et d’assurer un suivi plus complet des demandes.

Cela libère également du temps pour les équipes d’exploitation, qui peuvent se concentrer sur la préparation, l’organisation et le suivi des expéditions. Pour les clients et notre réseau d’agents internationaux, cela permet aussi d’avoir une interlocutrice identifiée et un suivi plus fluide des demandes.

Oui. Elle me permet de ne pas regarder uniquement le prix, mais aussi la faisabilité, les délais et la qualité du service. Un prestataire peut proposer un tarif très attractif sans avoir la capacité nécessaire au moment voulu.

Mon expérience du terrain m’aide à identifier la solution la plus adaptée et à transmettre ensuite à l’exploitation toutes les informations nécessaires à sa mise en place.

Chaque client et chaque expédition peuvent présenter des contraintes différentes. Nous adaptons donc nos offres en fonction de la marchandise, de la destination, des délais attendus et des prestations nécessaires. L’objectif est de construire une solution de transport sur mesure, adaptée aux priorités du client, plutôt que d’appliquer une offre standard à tous les dossiers.

Nous recevons régulièrement des demandes qui sortent des flux standards et nécessitent de rechercher de nouveaux interlocuteurs ou de construire une solution particulière avec notre réseau international.

Nous avons eu par exemple une demande concernant des structures préfabriquées à acheminer vers la Norvège. Le projet nécessitait notamment l’utilisation de conteneurs Flat Rack et la combinaison de plusieurs solutions de transport.

C’est ce qui rend le métier intéressant : nous pouvons passer d’un flux régulier à une demande complètement atypique. Il faut alors rechercher les bons interlocuteurs, étudier les différentes possibilités et construire une solution adaptée aux caractéristiques du projet.

C’est aussi ce qui caractérise notre manière de travailler à Nice : rester proches de nos clients, comprendre leurs contraintes et conserver suffisamment de souplesse pour nous adapter à leurs besoins, qu’il s’agisse d’un flux régulier ou d’une opération plus complexe.